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チーム目標達成の仕方(その2)

■高い目標を持つ

甲子園で優勝を狙うチームととりあえず地区予選で1勝をしたい、と考えているチームのどちらがモチベーションが高いであろうか?

試合や勝負に負けて嬉しいと思う人は少ない。多くの人が勝負には勝ちたいと思っていると思う。

だが、大学生が小学生の算数のテストで満点を取っても嬉しくはない。

甲子園を目指すチームが小学生相手に勝っても嬉しくはない。

ところが、その大学生が数学者と競い合い、僅差で負けても嬉しいだろうし、甲子園を目指すチームが甲子園優勝チームとよい勝負をしたら、仮に負けても嬉しいだろう。

勝ち負けではなく、どれだけ頑張ったか!が重要であり、悔しさをバネに「頑張り続ける」チームはいずれ、目標達成できる。

良く聞き話に「小さくても成功体験をさせる」とあるが、低い目標で成功体験させ、それを成功の喜びとしても、そこに価値があるのだろうか? それを成功体験と言えるのであろうか?

負けても良いから高い目標を目指すから成長できるのである。チャレンジし続けるから、それが次に生きる体験となるのである。

私は営業の現場が長かったし、コンサルという仕事でも営業の現場を良く見るが、数字の低い人は低い目標ですら「達成できそうにない」という低いモチベーションになっていることが多い。

逆に、高い目標を持って、それを追いかけている人は、高いモチベーションを持っている。更に、連続して高い目標を達成している人は、連続達成記録を伸ばすという目標が更なら高いモチベーションに繋がっている。

高い目標に向けて、どうやって達成させるかを考えながら、全力で挑む!

それがモチベーション維持の基本である。

チーム目標達成の仕方(その1)

チームで目標達成をするためのやり方を2回に分けて紹介します。

■全員で取組む

広告業で支店長をしていた時のこと。既存先の売上が低迷し、新規獲得が必須でした。

営業に「新規を取れ!」と叱咤してもなかなか動かない。

そこで、私は、営業に渇を入れるために、アポ取りを営業部門だけはなく、制作部門も事務部門も含めて全員にやらせたのです。

もちろん、制作も事務も新規獲得と言った営業活動はやったことがなく、また自分の仕事ではないので、反発がありましたが、支店全体に新規獲得の重要性を認識させることが重要と考え、その空気が作れたら、新規が取れる!と信じて、やらせました。

現実は厳しく、制作も事務も理由を付けて、電話しません。

そこで、私は、全員が「決めた時間」に電話をし、その間はお客様からの電話にも出ず、トイレにも行かず、というルールを作ったのです。電話回線には限りがありますので、幾つかのグループに分けて、時間帯を決め、電話をさせました。

ホワイドボードにはグループ毎にアポ取り表を掲示しました。最初の1件が書き込まれるには、少し時間が掛かりましたが、その内、1件、2件と増えていったのっです。

営業グループ以外がアポを取った時には拍手も起こりました。

そのような雰囲気になると、未だにアポが取れないグループが必死になり、決められた時間以外にも電話をするようになりました。それが事務部門だったのです。そのような行為はきっと神様が見てくれるのでしょう。やがてアポが取れました。

そして不思議なことが起こりました。

今までの営業は、自分が取ったアポ先で無い場合、「やらされ感」たっぷりに事前準備をしていたのですが、制作や事務が取ったアポ先には、いつもとは違い、念入りに準備をしているのです。制作や事務部門と一緒に作戦を考えた人もいました。

出かけるときにも制作や事務が「頑張って来てね!取ってね!」と声を掛けます。

そうやって取った新規先は誰もが大切にします。

これが、一体感だと思います。

目標達成への考え方

ある会社の営業会議での発言。

二期連続目標未達の長の発言。

「二期連続して目標に届かず残念です。今期は必ず達成したいと思います。」

どの会社でも良く聞く敗軍の将の弁。

続いて、三期連続目標達成の長の発言。

「目標達成を続けることは大変ですが、やり甲斐を感じ、未達という敗北を感じたくない。今期もやります。」

敗者は「届かず残念」や「達成したいと思う」という言葉を使っています。

勝者は「未達を敗北」と捉え、「今期もやります」と願望的な表現ではなく、強い意志を感じる言葉を使っています。

リーダーのこの強い意志があるからこそ、三期連続達成という結果を得れたと思います。

時代の流れが速く、商売を取り巻く環境がどんどん変わっています。

その中で三期連続達成できる要因は何なのか?

この長に聞いたところ、常に以下の3点を意識しているとのことです。

「一所懸命考えること」「諦めないこと」「チームで乗り切ること」

行動の前に、一生懸命考え、出来ると信じ、皆でやる。

今更ながらの最もな事ですが、実際にそれをやって、成果を出している長は少ないです。

何が違うのか?

しっかりと問いかけたいですね。

会議に現れる営業風土

仕事柄、いろんな会社の営業会議に出るが、会議に出た途端「営業の風土」が解る。

営業の風土が「チームで目標達成意識」が強い会社では、リーダーの発言だけではなく、リーダーへの発言への賛意表明、より良くするためのアイデア提案などが活発に議論される。何よりも期末までに何とかしたいという「モチベーション」が高い。熱いのである。

「個人の目標達成意識」が強い会社では、リーダーはチーム目標を確認後は、メンバーの戦術に対して個別に意見をする事が多い。メンバーは他人の成功事例に関心が高く、やり方への質問が良く出てくる。質問のやり取りで時間が経過することが多い。こちらも「モチベーション」が高い。目標達成への関心が高いから、質問に時間が掛かるのである。

いずれでも無い営業組織は「会議では誰も積極的に発言しない」「指名されてようやく答える」パターンが多い。会議も沈静化している。雑談になると急に場が盛り上がる。

前回、議事録に記載されている「誰が」「いつまでに」「何をするか」を確認しても「やってません」の返事。

「やってません」の前にご丁寧に「まだ、やっていません」と言い訳の上塗りをする人もいる。

私には「やっていません」が「やる気がありません」と聞こえてきて仕方がない。

「やってできなかった」のであれば、やり方のアドバイスをすることができるが、「やりもせずにできない」に対しては、アドバイスのしようが無い。

このような部下を持つ上司は大変であるが、実は上司がこのような部下を産むことを上司が知らないことが多い。

上司が会議中に「何故やっていないのだ?」と質問をする場面がある。

私は「会議ではなく、日々聞くことでしょう!」と口にする。、朝昼晩と3回確認すれば、大概の人間は何らかの実行をする。

それでも実行しないのであれば、それは営業マネジメントの問題ではなく、採用や配置の問題であろう。

話を元に戻すが、「営業の上司と部下」を見れば、その企業のおよその営業力が見えてくる。

営業力の低い組織は、メンバーの伸びようという意識よりも、リーダーの「育成力」が弱いように感じる。

業務に必要なことを教えたら、即実行できるものではない。人によって得手不得手があるし、理解力にも差がある。集合教育やマニュアル的な研修では人は育たない。

「育てる」一番のポイントは「育てたい」と強く思うこと。

それと「部下を通して結果を出すことが自分の仕事」であると知ることである。

以上

連続目標達成しているリーダーの発言

ある企業の業績確認会議でのこと。

未達部署のリーダーは「できなかった理由」の説明に「指示をしたが結果が出なかった」、と部下の不出来が理由の様な発言をしていました。

そんな時に私が聞くのは「どうしていれば達成できたと思いますか?」です。

終わった事実の説明を聞いても意味がありません。

重要なのは「どうすれば良かったか?」という改善策を見つけることです。

言い訳は「反省」ではありません。顧みないとならないのは、どんな行動を取ったかです。

そんな中でずっと目標達成しているリーダーの発言は素晴らしいものでした。

リーダー「目標達成を続けることは大変ですが、やり甲斐を感じている。」

私「どんなやり甲斐を感じているのですか?」

リーダー「チーム全員が未達という敗北を感じたくない、と思っている。そのために皆が、一生懸命考え、諦めずにやろう、とお互いを励まし、危うくなったらチームで乗り切ろう、としている」

如何でしょうか?

甲子園で優勝を目指す高校野球のチームのような高いモチベーションです。

モチベーションは気持ちの強さです。質の高いモチベーションは質の高い目的意識や目標ががないと生まれません。

チームにそんな目標を与えるのがリーダーの仕事です。

以上

モチベーションは気持ちの強さ 質の高いモチベーションは質の高い目的意識がないと生まれない

発言にはその人の考え方や生き方が出てくる

ある営業会議での部門長の発言。

「最近は問い合わせが減ってきた」

「そのため数字が上がらないが、何をしたら良いのか解らない」

上記は部門長の心の声かも知れないが、それを発言してはいけない。

問い合わせが減れば、数字が上がらないのは当たり前。そんな時こそ、「長」としての「思考」「行動」「熱意」が必要。

一人で考えて解らなければ、上司と相談する。他の部門長に相談する。逆境においても成績を上げている事例を研究する。

やり方とやるべきことは幾らでもある。

重要なのは、前を向く力である。

常に、「どうすれば良いか?」「何をすべきか?」「どこかにヒントはないか?」を考え、手探りでも前に進めば必ず結果は出る。

やるべきことを見つけれない上司は指示を出さない。

部下を目的地にきちんと連れて行くための指示を明確にする。

その指示以外は口にすべきではない。

「数字が上がらないが、何をしたら良いのか解らない」

と口にする上司の下で、強い営業体質は生まれない。

チームを待ちの姿勢から攻めの姿勢へ変えるにはまず、上司から考え方を変えよう。

以上

次回の会議の開催日程は明確になっていますか?

会議終了時に、議事録確認が重要なことは以前のブログに書きました。

http://www.kando-m.jp/kando_wp/?p=148

更に、二つ重要なことがあります。

一つは「次回会議の開催日」を決めておくことです。

定例であっても必ず、開催日時の確認をし、スケジュールに書かれているかどうかの確認をします。これをやることで、突発事項が発生しない限り、欠席がありません。

もう一つは、議事録にかかれたTODOの内容と期限が次回開催日と合っているかどうかの確認です。

会議はやるべき事とやるべきやり方を決める場であると同時に、前回会議での議決事項の進捗確認をする場でもあります。しかし、TODOの内容によっては、「次回」の定例会議までに、できないこともあります。その時、「次の次」の定例会議で確認をするのでは遅い場合、「臨時の進捗確認会議」を行って、スピードと品質を向上させます。

この臨時の会議は当事者のみ集まって、進捗の確認と対策を行います。要領よく短時間で終了させるために、他の案件はできるだけ入れないようにすることがポイントです。

多数の会議に参加してきましたが、「臨時の進捗確認会議」の日程を会議終了時に決めている会社は少ないですね。これを決めることで、必ずスピードと品質が向上します。

以上

会議終了時に「会議のゴール」が達成したか確認していますか?

以前のブログで、「会議終了時に決議されておくべきゴールが明確になっているか?」と問いかけました。

http://www.kando-m.jp/kando_wp/?p=145

再掲しますが、会議のゴールとは・・・

「○○事業部の業績を当初目標通りに達成させるために、各課の○月度の具体的な対策行動計画を3案作成する。その3案は今までの行動とは違った行動計画とする。」

このようなもので、会議の目的を達成することができる、具体的な結論になります。

目的(議題)とゴールは必ずセットになりますから、ゴールを決めずに話し合うと各自が勝手に話を進めてしまい、目的達成に繋がらない話に終始する事があります。

ですから、会議終了時に「ゴールの確認」が重要となり、ゴールが確認できない、ゴールがまだまだの場合は、時間を延長するか、再呼集しなければなりません。

長時間話し合ったのに、具体的施策が生まれない場合は、会議の冒頭と終了時の「ゴール確認」が無いことが多いです。

司会者は必ず確認をするようにしましょう。

以上

未達要因把握、対策などはあらかじめ考えて会議に参加していますか?

会議に参加する際に重要なことの一つが出席者としの「自覚」を持つことでしょう。

自分が当事者として出席する場合もあれば、上司や先輩から「聞いておくことが大切だからオブザーバーの立場で出席しておいて」と言われて出席する場合もあります。いずれにしても、当事者としての参加しなければ意味がありませんし、時間の無駄です。

「オブザーバーだから、意見を言うわけでも無いから・・・」と議題に無関心であったり、下調べをせずに参加するのは良くありません。

あらかじめ配布されている資料があるならそれに目を通しておくことは重要なマナーです、時間が無い場合は要点を把握するだけでも良いですが、できるだけ下調べをし、自分なりの意見や質問をまとめておくと良いでしょう。

以前の会議で話し合われた内容の継続審議のような会議であれば、前回の議事録や資料をチェックしておくべきです。

当事者であれば、自分の意見を持って会議に臨むべきです。営業会議などでは、未達要因や達成要因などの真因把握、今後の対策などは事前に用意し、発表することで参加者から意見やアイデアを貰い、自分の対策案が更に磨かれるようにすべきです。

最も良くないことは、その場をかわすための苦し紛れの発言ですね。会議には複数の参加者がいます。あなた一人が考え、沈黙してしまう時間は全員の無駄な時間となります。また、とっさに浮かんだ思いつきを会議で言ったところで、突っこまれると答えに窮するだけです。これも無駄な時間となります。

会議とは何か?

会議をやらなければ生まれることの無かった成果を産み出すために開催されるものであり、会議開催前とは、何らかの現実的な違いを作る場、機会が会議です。

これを忘れないようにしましょう。

以上

プロジェクターを使い、参加者の視点をフォーカスしていますか?

私の顧問先では会議事に100%プロジェクターもしくは大画面テレビを使用します。

資料に紙を使った場合、以下の不具合があります。

説明しているページではないページを見ている。

もしくは説明のスピードよりも早いスピードで最後のページまで読み終わっている。

このような時は、説明者の説明を聞いていません。重要な説明を聞き逃すことがあります。また、勝手に予測したり、先入観を持つ事もあります。中には自分に関係するページが無いかを先に確認し、無ければホッとし、あればそれが気になってしまう人もいます。

パソコンに繋いだプロジェクターを使って、説明を進めるとこのような事がありません。更に以下の大きなメリットがあります。それは議事録を写しながら作成することです。

・何のためにそれを行うのか?

・誰が行うのか?

・いつまでに行うのか?

・何をするのか?

・どうやってするのか?

・どういう成果を出すのか?

これらを皆が見つめる中で記録に残すことで、「漏れ」がなく「修正」もしやすく「共有」もできます。また、会議終了時に議事録を確認することもできます。更に、会議に参加できなかった人へも会議終了後、直ちに議事録を配布することができます。

今ではプロジェクターも3万円程度で購入できます。是非、会議の生産性と会議の成果を上げるために使ってみては如何でしょうか?

以上